Déclaration de protection des données

Qui est responsable de vos données

EventPlanix est une plateforme exploitée par : Stagend SA Via G. e F. Ciani 14 6900 Lugano Suisse E-mail : info@eventplanix.ch

Les rôles dépendent de l'endroit où vous saisissez vos données :

• Site eventplanix.ch et formulaire de contact : Stagend SA est responsable du traitement.
• Formulaires publics d'un établissement (demande de devis, acceptation d'une offre, questionnaire après l'événement) : le responsable est l'ÉTABLISSEMENT (hôtel, centre d'événements, lieu) qui reçoit votre demande et vous fait l'offre. Stagend SA traite les données pour son compte en tant que sous-traitant, sur la base d'un contrat de traitement des données.
• Demandes transmises par une agence à plusieurs établissements : l'agence est responsable des données de son client ; chaque établissement destinataire l'est pour le dossier qu'il ouvre.
• Comptes des établissements, agences et organismes touristiques : Stagend SA est responsable des données de compte et d'utilisation de la plateforme.

Ce que fait EventPlanix et ce que fait l'établissement

Pour les données des formulaires publics, la répartition des compétences est la suivante.

L'établissement (responsable du traitement) : décide pourquoi et comment utiliser vos données, vous répond, prépare offres et documents, conserve le dossier selon ses obligations, répond à vos demandes concernant vos données (accès, rectification, effacement) et est votre interlocuteur pour toute question sur l'événement.

Stagend SA (sous-traitant) : héberge les données en Suisse, envoie pour le compte de l'établissement les e-mails liés au dossier (confirmations, offres, rappels, questionnaire), garantit la sécurité technique, n'utilise pas vos données à ses propres fins et ne les cède pas à des tiers, assiste l'établissement pour répondre à vos demandes et efface ou restitue les données à la fin du contrat avec l'établissement.

Si un établissement publie sa propre déclaration, vous la trouverez liée à côté de celle-ci dans ses formulaires : pour sa partie, c'est elle qui fait foi.

Visite du site eventplanix.ch

Le site est hébergé par Infomaniak Network SA en Suisse. Le trafic passe par le réseau de Cloudflare, Inc. (États-Unis), qui protège le site des attaques et l'accélère.

À chaque visite, des données techniques sont enregistrées automatiquement : adresse IP, date et heure, page demandée, navigateur et système d'exploitation, page de provenance. Elles servent uniquement au fonctionnement et à la sécurité du site ; les journaux sont effacés après une période limitée. Base juridique RGPD : intérêt légitime à un site sûr et fonctionnel (art. 6 par. 1 let. f).

Le site n'utilise ni cookies, ni statistiques, ni traçage, ni publicité. La langue choisie avec le sélecteur reste uniquement dans votre navigateur (localStorage).

Formulaire de contact du site

Lorsque vous nous écrivez, nous traitons nom, établissement ou entreprise, e-mail, téléphone (facultatif), message et langue de la page. Le formulaire les envoie à notre serveur (app.eventplanix.ch, chez Infomaniak en Suisse), qui ne les enregistre pas dans une base de données mais les transmet par e-mail à la boîte info@eventplanix.ch, elle aussi chez Infomaniak, via le service Mandrill de The Rocket Science Group LLC (Mailchimp, États-Unis). Nous enregistrons la date et la version des conditions acceptées et, pour la protection contre les envois répétés, l'adresse IP pendant une durée limitée.

Le formulaire est protégé par Cloudflare Turnstile, un service de Cloudflare, Inc. (États-Unis) qui vérifie que l'envoi provient d'une personne ; pour cela, il traite des données techniques du navigateur et de l'appareil, dont l'adresse IP. Turnstile ne sert pas à des fins publicitaires. Informations : cloudflare.com/privacypolicy.

Nous utilisons ces données uniquement pour vous répondre et, le cas échéant, organiser une démonstration. Base juridique RGPD : mesures précontractuelles à votre demande et intérêt légitime à répondre (art. 6 par. 1 let. b et f).

Formulaires publics de la plateforme

Demande à un établissement : nom, e-mail, téléphone, entreprise, langue et les détails de l'événement que vous indiquez (dates, participants, type d'événement, message). Finalité : traiter la demande et vous préparer une offre. Base juridique : mesures précontractuelles à votre demande (art. 6 par. 1 let. b RGPD).

Acceptation ou refus d'une offre : votre décision, le nom de la personne qui accepte, l'éventuelle adresse de facturation, les réponses aux points à confirmer, la date et l'adresse IP au moment de l'acceptation, qui valent signature électronique simple. Finalité : conclure et exécuter le contrat avec l'établissement (art. 6 par. 1 let. b RGPD).

Questionnaire après l'événement : note et commentaire facultatif, liés à l'événement. Finalité : qualité du service de l'établissement ; intérêt légitime (art. 6 par. 1 let. f RGPD) ; vous pouvez simplement ne pas répondre.

Proposition partagée par une agence : la page est en lecture seule et ne collecte aucune donnée ; seuls les journaux techniques décrits plus haut sont enregistrés.

Dans chaque formulaire qui envoie des données, nous vous demandons d'accepter les conditions d'utilisation et de prendre connaissance de cette déclaration : nous enregistrons la date, la version du texte et l'adresse IP de l'acceptation. Nous ne vous demandons pas de consentement au traitement, car il n'est pas nécessaire : les données sont indispensables à ce que vous demandez. Nous n'utilisons pas vos données à des fins de marketing et ne les cédons pas à des tiers.

Utilisateurs avec un compte (établissements, agences, organismes touristiques)

Pour les personnes qui utilisent la plateforme avec un compte, nous traitons nom, e-mail, langue, organisation, rôle et niveau d'accès, ainsi que les données techniques de session et les journaux d'actions nécessaires à la sécurité et à la traçabilité (par exemple qui a envoyé une offre ou pris en charge un ordre de service). L'accès se fait par lien à usage unique envoyé par e-mail, sans mot de passe.

Finalité : fournir le service prévu par le contrat avec l'organisation, sécurité, assistance, facturation. Base juridique : contrat et intérêt légitime. Les données opérationnelles que l'organisation saisit sur ses propres clients restent sous sa responsabilité (voir ci-dessus).

Statistiques de destination

Les organismes touristiques reliés à la plateforme (par exemple le convention bureau de la destination) ne voient que des données agrégées et anonymes : nombre d'événements, participants, nuitées estimées, par période, type et région. Chaque valeur n'est affichée que si suffisamment d'établissements distincts y contribuent, de sorte qu'aucun établissement, aucune entreprise ni aucune personne n'est identifiable. Les agences peuvent enregistrer à cette fin leurs événements avec des données statistiques, sans nom des participants.

Prestataires et transfert de données à l'étranger

Nous recourons à des prestataires liés par contrat qui traitent les données pour notre compte :

• Infomaniak Network SA, Genève (Suisse) : hébergement de la plateforme, du site et des boîtes e-mail, sauvegardes.
• The Rocket Science Group LLC (Mandrill / Mailchimp, États-Unis) : envoi des e-mails système et des e-mails aux clients pour le compte des établissements qui n'utilisent pas leur propre serveur de messagerie.
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) : protection et accélération du site eventplanix.ch et vérification anti-spam du formulaire de contact.
• Anthropic, PBC (États-Unis) : fonctions d'assistance par intelligence artificielle (extraction des données d'une demande à partir d'un e-mail collé, traduction des documents pour le client) utilisées UNIQUEMENT si l'établissement les active et seulement sur le texte que l'utilisateur de l'établissement choisit de faire traiter ; les données ne servent pas à entraîner des modèles.
• Stagend SA (Suisse) : catalogue d'expériences et de fournisseurs ; lorsqu'un établissement demande la disponibilité d'une proposition, les données essentielles de l'événement (dates, lieu, nombre de participants) sont transmises à Stagend.

Mandrill, Cloudflare et Anthropic peuvent traiter des données aux États-Unis. Le transfert repose sur des garanties appropriées : certification au Data Privacy Framework Suisse-États-Unis et UE-États-Unis ou clauses contractuelles types.

En dehors de ces prestataires, nous ne communiquons des données à des tiers que si la loi l'exige. Les établissements peuvent de leur côté utiliser leur propre serveur de messagerie (l'envoi des e-mails passe alors par leur fournisseur).

Cookies et stockage local

La plateforme n'utilise que des cookies techniques nécessaires : le cookie de session après la connexion, le cookie de langue et des préférences d'affichage enregistrées dans le navigateur (par exemple la densité du calendrier). Pour les utilisateurs de la plateforme, une copie hors ligne en lecture seule de certaines pages est disponible, enregistrée dans le navigateur de l'appareil. Aucun cookie de traçage ou de publicité ; aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire.

Durée de conservation des données

• Demandes et offres : pendant la durée de la relation avec l'établissement, puis selon ses obligations ; les documents à portée comptable (offres acceptées, factures) pendant 10 ans comme l'exige le droit suisse.
• Demandes non conclues : clôturées automatiquement après 60 jours sans réponse et archivées ; l'établissement peut les effacer ou les anonymiser sur demande.
• Questionnaires de satisfaction : 3 ans.
• Correspondance du formulaire de contact du site : tant qu'elle est nécessaire à son traitement.
• Comptes : tant que l'organisation a un contrat actif, puis effacement dans les 12 mois sous réserve d'obligations légales.
• Journaux techniques : 90 jours. Sauvegardes : 30 jours, puis écrasées.

Les durées sont déclarées ici ; l'effacement intervient à la demande de l'établissement ou à la fin du contrat.

Sécurité

Les données et les sauvegardes sont hébergées en Suisse. Le trafic est chiffré (TLS), l'accès à la plateforme se fait par lien à usage unique envoyé par e-mail, les données de chaque organisation sont séparées et les niveaux d'accès limitent ce que chaque utilisateur voit. Les pièces jointes et les images sont conservées dans la base de données et servies uniquement aux ayants droit.

Vos droits

Vous pouvez demander à tout moment quelles données sont traitées à votre sujet, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement et leur remise dans un format lisible ; vous pouvez aussi vous opposer au traitement. Pour les données saisies dans les formulaires d'un établissement, adressez-vous à l'établissement (responsable) : ses coordonnées figurent dans l'offre ou dans le formulaire. Pour le site et les comptes, ou si vous ne savez pas à qui vous adresser, écrivez à info@eventplanix.ch : nous vous aidons ou transmettons la demande.

Vous avez en outre le droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, si vous résidez dans l'Union européenne, auprès de l'autorité de contrôle de votre pays.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette déclaration lorsque la plateforme, les prestataires ou la loi changent. La version publiée sur cette page fait foi ; les acceptations enregistrées portent la version en vigueur à ce moment.