Datenschutzerklärung

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

EventPlanix ist eine Plattform, betrieben von: Stagend SA Via G. e F. Ciani 14 6900 Lugano Schweiz E-Mail: info@eventplanix.ch

Die Rollen hängen davon ab, wo Sie Ihre Daten eingeben:

• Website eventplanix.ch und Kontaktformular: Stagend SA ist Verantwortliche.
• Öffentliche Formulare eines Betriebs (Offertanfrage, Annahme einer Offerte, Fragebogen nach der Veranstaltung): Verantwortlich ist der BETRIEB (Hotel, Eventzentrum, Location), der Ihre Anfrage erhält und Ihnen die Offerte unterbreitet. Stagend SA bearbeitet die Daten in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiterin auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags.
• Von einer Agentur an mehrere Betriebe weitergeleitete Anfragen: Die Agentur ist für die Daten ihres Kunden verantwortlich; jeder Empfängerbetrieb für den Vorgang, den er eröffnet.
• Konten von Betrieben, Agenturen und Tourismusorganisationen: Stagend SA ist Verantwortliche für Konto- und Nutzungsdaten.

Was EventPlanix tut und was der Betrieb tut

Für die Daten der öffentlichen Formulare gilt folgende Aufgabenteilung.

Der Betrieb (Verantwortlicher): entscheidet, wozu und wie Ihre Daten verwendet werden, antwortet Ihnen, erstellt Offerten und Dokumente, bewahrt den Vorgang gemäss seinen Pflichten auf, beantwortet Ihre Anfragen zu Ihren Daten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) und ist Ihr Ansprechpartner für alle Fragen zur Veranstaltung.

Stagend SA (Auftragsbearbeiterin): hostet die Daten in der Schweiz, versendet im Auftrag des Betriebs die zum Vorgang gehörenden E-Mails (Bestätigungen, Offerten, Erinnerungen, Fragebogen), gewährleistet die technische Sicherheit, verwendet Ihre Daten weder für eigene Zwecke noch gibt sie diese an Dritte weiter, unterstützt den Betrieb bei der Erfüllung Ihrer Anfragen und löscht oder retourniert die Daten am Ende des Vertrags mit dem Betrieb.

Veröffentlicht ein Betrieb eine eigene Datenschutzerklärung, finden Sie diese in seinen Formularen neben dieser verlinkt; für seinen Teil ist jene massgebend.

Besuch der Website eventplanix.ch

Die Website wird von Infomaniak Network SA in der Schweiz gehostet. Der Verkehr läuft über das Netz von Cloudflare, Inc. (USA), das die Website vor Angriffen schützt und beschleunigt.

Bei jedem Besuch werden automatisch technische Daten erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, Herkunftsseite. Sie dienen nur dem Betrieb und der Sicherheit der Website; die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage nach DSGVO: berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Die Website verwendet weder Cookies noch Statistik- oder Tracking-Tools noch Werbung. Die im Sprachwähler gewählte Sprache bleibt nur in Ihrem Browser (localStorage).

Kontaktformular der Website

Wenn Sie uns schreiben, bearbeiten wir Name, Betrieb oder Firma, E-Mail, Telefon (freiwillig), Nachricht und Seitensprache. Das Formular sendet sie an unseren Server (app.eventplanix.ch, bei Infomaniak in der Schweiz), der sie nicht in einer Datenbank speichert, sondern per E-Mail an das Postfach info@eventplanix.ch weiterleitet, ebenfalls bei Infomaniak, über den Dienst Mandrill der The Rocket Science Group LLC (Mailchimp, USA). Wir protokollieren Datum und Version der akzeptierten Bedingungen und, zum Schutz vor wiederholten Sendungen, die IP-Adresse für begrenzte Zeit.

Das Formular ist durch Cloudflare Turnstile geschützt, einen Dienst von Cloudflare, Inc. (USA), der prüft, dass die Sendung von einem Menschen stammt; dazu verarbeitet er technische Daten von Browser und Gerät, einschliesslich der IP-Adresse. Turnstile dient nicht Werbezwecken. Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

Wir verwenden diese Daten nur, um Ihnen zu antworten und allenfalls eine Demo zu organisieren. Rechtsgrundlage nach DSGVO: vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage und berechtigtes Interesse an einer Antwort (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).

Öffentliche Formulare der Plattform

Anfrage an einen Betrieb: Name, E-Mail, Telefon, Firma, Sprache und die von Ihnen angegebenen Veranstaltungsdetails (Daten, Teilnehmende, Art der Veranstaltung, Nachricht). Zweck: Bearbeitung der Anfrage und Erstellung einer Offerte. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Massnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Annahme oder Ablehnung einer Offerte: Ihre Entscheidung, der Name der annehmenden Person, allenfalls die Rechnungsadresse, die Antworten auf die zu bestätigenden Punkte, Datum und IP-Adresse im Moment der Annahme, die als einfache elektronische Signatur gelten. Zweck: Abschluss und Erfüllung des Vertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Fragebogen nach der Veranstaltung: Bewertung und freiwilliger Kommentar, der Veranstaltung zugeordnet. Zweck: Servicequalität des Betriebs; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können einfach nicht antworten.

Von einer Agentur geteilter Vorschlag: Die Seite ist schreibgeschützt und erhebt keine Daten; es werden nur die oben beschriebenen technischen Logs erfasst.

In jedem Formular, das Daten sendet, bitten wir Sie, die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren und diese Erklärung zur Kenntnis zu nehmen: Wir protokollieren Datum, Textversion und IP-Adresse der Akzeptanz. Eine Einwilligung in die Bearbeitung verlangen wir nicht, weil sie nicht nötig ist: Die Daten sind für Ihr Anliegen erforderlich. Wir nutzen Ihre Daten nicht für Marketing und geben sie nicht an Dritte weiter.

Nutzende mit Konto (Betriebe, Agenturen, Tourismusorganisationen)

Für Personen, die die Plattform mit einem Konto nutzen, bearbeiten wir Name, E-Mail, Sprache, Organisation, Rolle und Zugriffsstufe sowie die für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit nötigen Sitzungsdaten und Aktionsprotokolle (z. B. wer eine Offerte gesendet oder einen Serviceauftrag übernommen hat). Der Zugang erfolgt über einmalige Links per E-Mail, ohne Passwort.

Zweck: Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung, Sicherheit, Support, Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Vertrag und berechtigtes Interesse. Die operativen Daten, die die Organisation über ihre Kunden erfasst, bleiben in ihrer Verantwortung (siehe oben).

Destinationsstatistik

An die Plattform angeschlossene Tourismusorganisationen (z. B. das Convention Bureau der Destination) sehen ausschliesslich aggregierte, anonyme Daten: Anzahl Veranstaltungen, Teilnehmende, geschätzte Logiernächte, nach Zeitraum, Art und Region. Jeder Wert wird nur angezeigt, wenn genügend verschiedene Betriebe dazu beitragen, sodass kein einzelner Betrieb, keine Firma und keine Person identifizierbar ist. Agenturen können zu diesem Zweck ihre Veranstaltungen mit statistischen Angaben erfassen, ohne Namen der Teilnehmenden.

Dienstleister und Datenübermittlung ins Ausland

Wir setzen vertraglich gebundene Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:

• Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz): Hosting der Plattform, der Website und der Postfächer, Backups.
• The Rocket Science Group LLC (Mandrill / Mailchimp, USA): Versand der System-E-Mails und der Kunden-E-Mails im Auftrag von Betrieben ohne eigenen Mailserver.
• Cloudflare, Inc. (USA): Schutz und Beschleunigung der Website eventplanix.ch und Spam-Prüfung des Kontaktformulars.
• Anthropic, PBC (USA): KI-Assistenzfunktionen (Extraktion von Anfragedaten aus einer eingefügten E-Mail, Übersetzung von Kundendokumenten), NUR wenn der Betrieb sie aktiviert und nur für den Text, den die nutzende Person des Betriebs verarbeiten lässt; die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Stagend SA (Schweiz): Katalog von Erlebnissen und Anbietern; fragt ein Betrieb die Verfügbarkeit eines Angebots an, werden die wesentlichen Veranstaltungsdaten (Datum, Ort, Teilnehmerzahl) an Stagend übermittelt.

Mandrill, Cloudflare und Anthropic können Daten in den USA bearbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage angemessener Garantien: Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework Schweiz-USA und EU-USA oder Standardvertragsklauseln.

Über diese Dienstleister hinaus geben wir Daten nur an Dritte weiter, wenn das Gesetz es verlangt. Betriebe können ihrerseits einen eigenen Mailserver verwenden (dann läuft der E-Mail-Versand über ihren Anbieter).

Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform verwendet nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie nach dem Login, das Sprach-Cookie sowie im Browser gespeicherte Anzeigeeinstellungen (z. B. Dichte des Kalenders). Für Nutzende der Plattform steht eine schreibgeschützte Offline-Kopie einiger Seiten zur Verfügung, die im Browser des Geräts gespeichert wird. Keine Tracking- oder Werbe-Cookies; deshalb ist kein Einwilligungsbanner nötig.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• Anfragen und Offerten: für die Dauer der Beziehung zum Betrieb und danach gemäss dessen Pflichten; buchhalterisch relevante Dokumente (angenommene Offerten, Rechnungen) 10 Jahre gemäss Schweizer Recht.
• Nicht abgeschlossene Anfragen: nach 60 Tagen ohne Antwort automatisch geschlossen und archiviert; der Betrieb kann sie auf Anfrage löschen oder anonymisieren.
• Zufriedenheitsfragebogen: 3 Jahre.
• Korrespondenz aus dem Kontaktformular der Website: solange sie zur Bearbeitung nötig ist.
• Konten: solange die Organisation einen aktiven Vertrag hat, danach Löschung innert 12 Monaten, vorbehältlich gesetzlicher Pflichten.
• Technische Logs: 90 Tage. Backups: 30 Tage, danach überschrieben.

Die Fristen sind hier deklariert; die Löschung erfolgt auf Anfrage des Betriebs oder am Vertragsende.

Sicherheit

Daten und Backups werden in der Schweiz gehostet. Der Verkehr ist verschlüsselt (TLS), der Zugang zur Plattform erfolgt über einmalige Links per E-Mail, die Daten jeder Organisation sind getrennt und Zugriffsstufen begrenzen, was jede nutzende Person sieht. Anhänge und Bilder werden in der Datenbank gespeichert und nur an Berechtigte ausgeliefert.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie bearbeitet werden, sowie deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Bearbeitung und die Herausgabe in einem lesbaren Format; Sie können der Bearbeitung auch widersprechen. Für Daten aus den Formularen eines Betriebs wenden Sie sich an den Betrieb (Verantwortlicher): Seine Kontaktangaben finden Sie in der Offerte oder im Formular. Für Website und Konten, oder wenn Sie nicht wissen, an wen Sie sich wenden sollen, schreiben Sie an info@eventplanix.ch: Wir helfen Ihnen oder leiten die Anfrage weiter.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren oder, wenn Sie in der Europäischen Union wohnen, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes.

Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich Plattform, Dienstleister oder Gesetz ändern. Massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte Version; protokollierte Akzeptanzen tragen die zum jeweiligen Zeitpunkt gültige Version.